اهداف و وظایف - طرح و برنامه
مطابق تشکیلات تفصیلی مصوب دانشگاه و دستور هفدهم صورتجلسه سومین نشست عادی از دوره ششم هیئت امنای دانشگاه بوعلی سینا مورخ 1390/12/02 مدیریت طرح و برنامه به عنوان واحد متولی اجرای برنامه‌های راهبردی دانشگاه در حوزه منابع مالی و منابع زیرساختی، زیرمجموعه حوزه ریاست قرار گرفته و با 9 پست مصوب در حوزه‌های برنامه‌ریزی، بودجه،تشکیلات،تحول اداری و بهره‌وری و عمرانی و فنی ایفای نقش می‌کند.
اهداف و وظایف
- انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه دانشگاه با هماهنگی معاونت اداری و مالی.
- همکاری با مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
- جمع آوری بودجه های پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامه ها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
- تلفیق و تنظیم بودجه های پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی دانشگاه.
- نظارت بر نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هریک از واحدها.
- دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع رسیدگی.
- ابلاغ بودجه مصوب به هریک از واحدها و تخصیص اعتبارات مصوب در دوره های سه ماهه به واحدهای دانشگاه.
- نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجه ای بر حسب فعالیت و برنامه های اجرائی دانشگاه و نظارت بر اجرای بودجه واحدها.
- بررسی و مبادله بودجه تفصیلی اعتبارات جاری و عمرانی با وزارت متبوع.
- مطالعه و بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به برنامه توسعه دانشگاه.
- بررسی و مبادله موافقتنامه های مربوط به فعالیتهای عمرانی با معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور.
- انجام بررسی های سازمانی به منظور برنامه ریزی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه با همکاری حوزه معاونت اداری و مالی.
- مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور برنامه ریزی و تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بين واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف دانشگاه.
- برنامه ریزی و ارائه طریق برای بهبود روش های انجام کار و تحول اداری و بهره وری.
- تهیه و تنظیم نمودار سازمانی (تشکیلاتی) و تهیه و تنظیم پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیت های واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری واحدهای ذی ربط.
- برقراری ارتباط با مراجع ذیصلاح جهت تجدید نظر و تغییرات در سازمان و تشکیلات دانشگاه.
- مطالعه و بررسی در خصوص تهیه و تنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی دانشگاه و ابلاغ آنها به واحدها پس از تصویب توسط هیات امناء.
- بررسی پیشنهادات واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها.
- تهیه و تنظیم آمارهای لازم درباره فعالیتها ، نیرو ها و عوامل موجود در دانشگاه و واحدهای تابعه (پرسنلی و بودجه) ، به منظور اعمال نظر صحیح و منطقی در مدیریت دانشگاه.
- مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان غير آموزشی و اجرای برنامه های آموزشی برای کارکنان مزبور.
- شرکت فعال در شوراها ، کمیته ها و اظهار نظر پیرامون مسائل مربوط.
- برنامه ریزی برای بهبود مستمر مدیریت و افزایش بهره وری در فرایند آموزش تحقیق و فناوری با عنایت به شایسته سالاری، ابتکار ، خلاقیت و افزایش مشارکت و انعطاف سازمانی.
- برنامه ریزی و نظارت بر طراحی، بهینه سازی و انطباق نظام های مدیریتی متناسب و مورد نیاز جهت اجرای برنامه های توسعه آموزش عالی.
- انجام طرحهای مطالعاتی مربوط به اصلاح ساختار و تشکیلات سازمانی ساختار نیروی انسانی، فرهنگ سازمانی، سیستم ها و روشهای مورد عمل در دانشگاه.
- انجام طرحهای مطالعاتی برای تعیین اقدامات لازم در مورد اصلاح مقررات و آئین نامه های داخلی دانشگاه با هدف ساده سازی و هماهنگ ساختن آنها.
- برنامه ریزی و نظارت در زمینه بررسی سیستمها، روشها و رویه های مورد عمل در دانشگاه و انجام اقدامات لازم در جهت اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع، تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید.
- مطالعه و بررسی در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی و سایر واحدهای ذیربط.
- تشخیص و تعیین رشته شغلی پست های سازمانی دانشگاه با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی و سایر واحدهای ذی ربط.
- پشتیبانی، هدایت و نظارت بر فعالیتهای بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
- برنامه ریزی جهت اجرای مصوبات شوراها و کمیسیون بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
- ارزیابی عملکرد و تهیه و تنظیم گزارش ادواری از اجرای برنامه های تحول اداری و بهره وری در دانشگاه.
- اجرای برنامه های آموزشی، کارگاههای آموزشی، برگزاری سمینار و گردهمائی در ارتباط با تحول اداری و بهره وری.
- برنامه ریزی برای تامین فضاهای کالبدی دانشگاه، به منظور توسعه و گسترش فضاهای آموزشی مورد نیاز و اقدام در مورد تامین اعتبار عمرانی مورد نیاز.
- برگزاری مناقصه ها و انعقاد قرارداد با شرکت های مشاوره و پیمانکار برای طرحهای عمرانی.
- تهیه و تدوین طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات با در نظر گرفتن توسعه آموزش عالی.
- نظارت بر حسن اجرای طرح های عمرانی دانشگاه.
- بررسی صورت وضعیت ها و موارد مالی طرحهای عمرانی.
- اجرای طرحهای امانی و مورد نیاز دانشگاه.
- برنامه ریزی و تامین لوازم و مصالح مورد نیاز طرحهای عمرانی.
- نظارت بر اجرای طرحهای ساختمانی و تاسیساتی و همچنین تعمیرات اساسی و نگهداری ساختمان های واحدهای مختلف دانشگاه.
- پیشنهاد بودجه های عمرانی دانشگاه برای تصویب در بودجه سالانه کشور.
- تهیه نقشه طرحهای عمرانی دانشگاه.
- برنامه ریزی و اجرای طرح فضای سبز دانشگاه در چهار چوب طرح جامع دانشگاه.
- تهیه برنامه لازم برای تعمیر و نگهداری ساختمانها و تاسیسات مختلف و بررسی و تایید پیشنهادهای تعمیراتی
و تغییرات فنی در ساختمانها و تاسیسات . - برآورد و پیشنهاد خرید وسایل ، مصالح ساختمانی و تاسیساتی مورد نیاز دانشگاه.
- نظارت بر انجام تعمیر و نگهداری ساختمانها ، تاسیسات و لوازم مربوط (از قبیل شبکه های آب ، برق، گاز و غیره) در دانشگاه.
- جمع آوری اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه طرحهای عمرانی دانشگاه.
- بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای دانشگاه برای توسعه و عمران با توجه به اولویتها، امکانات و اعتبارات مصوب و براساس بخشنامه ها و دستورالعملهای مصوب و پیگیری بودجه پروژه های عمرانی تا مرحله نهایی.
- تهیه گزارش و ارزیابی منظم پیشرفت فیزیکی طرحها و پروژه های عمرانی و سایر امور مربوط براساس برنامه های زمانبندی شده.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.
اهداف و وظایف
- انجام کلیه امور مربوط به تهیه و تدوین بودجه دانشگاه با هماهنگی معاونت اداری و مالی.
- همکاری با مدیران و روسای واحدها در امر تهیه و تنظیم بودجه.
- جمع آوری بودجه های پیشنهادی توسط واحدهای مختلف و بررسی برنامه ها و اعتبارات مورد پیشنهاد.
- تلفیق و تنظیم بودجه های پیشنهاد شده در قالب هدفها و خط مشی کلی دانشگاه.
- نظارت بر نحوه مصرف اعتبارات و سنجش میزان پیشرفت عملیات در هریک از واحدها.
- دفاع از بودجه پیشنهاد شده در مراجع رسیدگی.
- ابلاغ بودجه مصوب به هریک از واحدها و تخصیص اعتبارات مصوب در دوره های سه ماهه به واحدهای دانشگاه.
- نگهداری حساب و دفاتر اعتبارات بودجه ای بر حسب فعالیت و برنامه های اجرائی دانشگاه و نظارت بر اجرای بودجه واحدها.
- بررسی و مبادله بودجه تفصیلی اعتبارات جاری و عمرانی با وزارت متبوع.
- مطالعه و بررسی مداوم وظایف سازمانی دانشگاه و واحدها و چگونگی گردش کار در آنها با توجه به برنامه توسعه دانشگاه.
- بررسی و مبادله موافقتنامه های مربوط به فعالیتهای عمرانی با معاونت برنامه ریزی و نظارت راهبردی رئیس جمهور.
- انجام بررسی های سازمانی به منظور برنامه ریزی و برآورد نیروی انسانی مورد نیاز دانشگاه با همکاری حوزه معاونت اداری و مالی.
- مطالعه و بررسی مستمر در سازمان و وظایف واحدهای تابعه به منظور برنامه ریزی و تفکیک و تقسیم صحیح وظایف بين واحدها و جلوگیری از تکرار و تداخل وظایف دانشگاه.
- برنامه ریزی و ارائه طریق برای بهبود روش های انجام کار و تحول اداری و بهره وری.
- تهیه و تنظیم نمودار سازمانی (تشکیلاتی) و تهیه و تنظیم پستهای سازمانی متناسب با وظایف و مسئولیت های واحدهای تابعه دانشگاه با همکاری واحدهای ذی ربط.
- برقراری ارتباط با مراجع ذیصلاح جهت تجدید نظر و تغییرات در سازمان و تشکیلات دانشگاه.
- مطالعه و بررسی در خصوص تهیه و تنظیم شرح وظایف واحدها و همچنین شرح وظایف پستهای سازمانی دانشگاه و ابلاغ آنها به واحدها پس از تصویب توسط هیات امناء.
- بررسی پیشنهادات واحدها در مورد تغییر و اصلاح پستهای سازمانی و شرح وظایف و تهیه گزارشات لازم و انجام اقدامات ضروری جهت رفع مشکلات سازمانی آنها.
- تهیه و تنظیم آمارهای لازم درباره فعالیتها ، نیرو ها و عوامل موجود در دانشگاه و واحدهای تابعه (پرسنلی و بودجه) ، به منظور اعمال نظر صحیح و منطقی در مدیریت دانشگاه.
- مطالعه و تشخیص نیازهای آموزشی و کارآموزی کارکنان غير آموزشی و اجرای برنامه های آموزشی برای کارکنان مزبور.
- شرکت فعال در شوراها ، کمیته ها و اظهار نظر پیرامون مسائل مربوط.
- برنامه ریزی برای بهبود مستمر مدیریت و افزایش بهره وری در فرایند آموزش تحقیق و فناوری با عنایت به شایسته سالاری، ابتکار ، خلاقیت و افزایش مشارکت و انعطاف سازمانی.
- برنامه ریزی و نظارت بر طراحی، بهینه سازی و انطباق نظام های مدیریتی متناسب و مورد نیاز جهت اجرای برنامه های توسعه آموزش عالی.
- انجام طرحهای مطالعاتی مربوط به اصلاح ساختار و تشکیلات سازمانی ساختار نیروی انسانی، فرهنگ سازمانی، سیستم ها و روشهای مورد عمل در دانشگاه.
- انجام طرحهای مطالعاتی برای تعیین اقدامات لازم در مورد اصلاح مقررات و آئین نامه های داخلی دانشگاه با هدف ساده سازی و هماهنگ ساختن آنها.
- برنامه ریزی و نظارت در زمینه بررسی سیستمها، روشها و رویه های مورد عمل در دانشگاه و انجام اقدامات لازم در جهت اصلاح و بهبود آنها با هدف افزایش رضایتمندی کارکنان و ارباب رجوع، تسهیل در انجام کارها و انطباق با نیازهای جدید.
- مطالعه و بررسی در امر طبقه بندی مشاغل کارکنان با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی و سایر واحدهای ذیربط.
- تشخیص و تعیین رشته شغلی پست های سازمانی دانشگاه با توجه به طرحهای طبقه بندی مشاغل با همکاری مدیریت امور اداری و پشتیبانی و سایر واحدهای ذی ربط.
- پشتیبانی، هدایت و نظارت بر فعالیتهای بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
- برنامه ریزی جهت اجرای مصوبات شوراها و کمیسیون بهره وری و تحول اداری دانشگاه.
- ارزیابی عملکرد و تهیه و تنظیم گزارش ادواری از اجرای برنامه های تحول اداری و بهره وری در دانشگاه.
- اجرای برنامه های آموزشی، کارگاههای آموزشی، برگزاری سمینار و گردهمائی در ارتباط با تحول اداری و بهره وری.
- برنامه ریزی برای تامین فضاهای کالبدی دانشگاه، به منظور توسعه و گسترش فضاهای آموزشی مورد نیاز و اقدام در مورد تامین اعتبار عمرانی مورد نیاز.
- برگزاری مناقصه ها و انعقاد قرارداد با شرکت های مشاوره و پیمانکار برای طرحهای عمرانی.
- تهیه و تدوین طرح جامع دانشگاه و تامین زمین و امکانات با در نظر گرفتن توسعه آموزش عالی.
- نظارت بر حسن اجرای طرح های عمرانی دانشگاه.
- بررسی صورت وضعیت ها و موارد مالی طرحهای عمرانی.
- اجرای طرحهای امانی و مورد نیاز دانشگاه.
- برنامه ریزی و تامین لوازم و مصالح مورد نیاز طرحهای عمرانی.
- نظارت بر اجرای طرحهای ساختمانی و تاسیساتی و همچنین تعمیرات اساسی و نگهداری ساختمان های واحدهای مختلف دانشگاه.
- پیشنهاد بودجه های عمرانی دانشگاه برای تصویب در بودجه سالانه کشور.
- تهیه نقشه طرحهای عمرانی دانشگاه.
- برنامه ریزی و اجرای طرح فضای سبز دانشگاه در چهار چوب طرح جامع دانشگاه.
- تهیه برنامه لازم برای تعمیر و نگهداری ساختمانها و تاسیسات مختلف و بررسی و تایید پیشنهادهای تعمیراتی
و تغییرات فنی در ساختمانها و تاسیسات . - برآورد و پیشنهاد خرید وسایل ، مصالح ساختمانی و تاسیساتی مورد نیاز دانشگاه.
- نظارت بر انجام تعمیر و نگهداری ساختمانها ، تاسیسات و لوازم مربوط (از قبیل شبکه های آب ، برق، گاز و غیره) در دانشگاه.
- جمع آوری اطلاعات لازم برای تنظیم بودجه طرحهای عمرانی دانشگاه.
- بررسی طرحهای عمرانی و پیشنهادات واحدهای دانشگاه برای توسعه و عمران با توجه به اولویتها، امکانات و اعتبارات مصوب و براساس بخشنامه ها و دستورالعملهای مصوب و پیگیری بودجه پروژه های عمرانی تا مرحله نهایی.
- تهیه گزارش و ارزیابی منظم پیشرفت فیزیکی طرحها و پروژه های عمرانی و سایر امور مربوط براساس برنامه های زمانبندی شده.
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.